Система управління охороною праці в офісі

Ст. 13 Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 № 2694-XII (далі – Закон про охорону праці) вказує на те, що діяльність суб’єкта господарювання, його фактична структура та дані щодо структурних підрозділів повинні відповідати установчим і реєстраційним документам.

Обов’язком кожного роботодавця, відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці, є:

• впровадження та функціонування системи управління охороною праці, зокрема, забезпечення наявності служби охорони праці або призначення посадових осіб;

• здійснення контролю за роботою служби охорони праці (спеціально призначених посадових осіб), яка забезпечує вирішення конкретних питань охорони праці роботодавцем;

• розроблення у встановленому порядку та наявності: положення, інструкції та інші акти з охорони праці, що діють у межах підприємства та встановлюють правила виконання робіт і поведінки працівників на території підприємства.

Ст. 16 Закону про охорону праці врегульовано питання щодо створення комісії з питань охорони праці підприємства, яка складається із представників роботодавця, профспілки, а також уповноваженої найманими працівниками особи, спеціалістів з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища.

Основні завдання, права та організація діяльності такої комісії врегульовані у Типовому положенні про комісію з питань охорони праці підприємства, затвердженому наказом Державного комітету України з промислової  безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 21.03.2007 № 55.

Залучення працівників до розв’язання питань охорони праці здійснюється профспілковими організаціями підприємства відповідно до ст. 42 Закону України про охорону праці.

Якщо на підприємстві немає професійної спілки, громадський контроль за додержанням законодавства про охорону праці здійснює уповноважена найманими працівниками особа з питань охорони праці. При цьому вона керується Типовим положенням про діяльність уповноважених найманими працівниками осіб з питань охорони праці, затвердженим наказом Держгірпромнагляду України від 21.03.2007 № 56.

Загальні вимоги до документації з охорони праці в офісі

Порядок опрацювання і затвердження роботодавцем нормативних актів з охорони праці, що діють на підприємстві, затверджений наказом Державного комітету України по нагляду за охороною праці від 21.12.1993 № 132 (із змінами, внесеними наказом Міністерства соціальної політики України від 01.11.2016 № 1259) (далі – Порядок № 132).

Цей нормативний акт підготовлений відповідно до Закону про охорону праці; встановлює порядок опрацювання і затвердження роботодавцем нормативних актів з охорони праці, що діють на підприємстві.

Порядок № 132 поширюється на всі підприємства, установи, організації незалежно від форм власності та видів їхньої діяльності.

Відповідно до Порядку № 132, нормативні акти з охорони праці, що підлягають затвердженню трудовим колективом (Положення про комісію з питань охорони праці підприємства, Положення про діяльність уповноважених найманими працівниками осіб з питань охорони праці, тощо) опрацьовуються роботодавцем разом із відповідними громадськими організаціями.

Нормативні акти з охорони праці повинні відповідати чинному законодавству України, вимогам нормативно-правових актів з охорони праці.

Опрацювання нормативних актів з охорони праці здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) роботодавця, яким визначаються конкретні строки, виконавці та керівник розробки.

Посадова особа, призначена керівником розробки проєкту нормативного акта з охорони праці, готує за участю відповідних спеціалістів пропозиції щодо організації та етапів роботи над проєктом, складає план опрацювання такого нормативного акта. План затверджується роботодавцем.

Інструктажі з охорони праці

Роботодавець повинен поінформувати працівників під розписку про умови праці та наявність на їхніх робочих місцях небезпечних та шкідливих виробничих факторів (фізичних, хімічних, біологічних, психофізіологічних), які виникають під час роботи з екранними пристроями та котрі ще не усунуто, а також про можливі наслідки впливу цих факторів на здоров’я працівників відповідно до вимог ст. 5 Закону про охорону праці.

Наказом Міністерства надзвичайних ситуацій України від 25.01.2012 № 67 затверджено Загальні вимоги стосовно забезпечення роботодавцями охорони праці працівників (далі – Вимоги № 67).

Вимоги № 67 поширюються на всі суб’єкти господарювання незалежно від форм власності та видів діяльності.

Вони зобов’язують роботодавця створити безпечні та нешкідливі умови праці шляхом:

• належного облаштування робочих місць, виробничих, санітарно-побутових та інших приміщень на підприємстві, в установі, організації;

• безпечного використання працівниками засобів праці;

• забезпечення навчання працівників і залучення їх до розв’язання питань охорони праці, регулювання взаємовідносин з охорони праці між підприємствами у випадку залучення до виконання робіт працівників інших підприємств.

Роботодавець повинен забезпечити повну і вичерпну інформацію працівникам та їхнім уповноваженим представникам з питань охорони праці про можливі небезпечні ситуації, вжиті заходи для їх запобігання, ліквідації, також про дії працівників в аварійних ситуаціях.

Навчання та перевірка знань з охорони праці

Ст. 18 Закону про охорону праці вимагає від роботодавця проведення навчань та перевірки знань з охорони праці працівників та спеціалістів з охорони праці та відповідність їх вимогам чинних нормативно-правових актів.

Для забезпечення належного виконання заходів з охорони праці роботодавець призначає відповідальних осіб, забезпечує їх підготовку.

Навчання і перевірка знань з питань охорони праці працівників офісу здійснюються відповідно до Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженого наказом Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 № 15 (далі – Положення № 15).

Відповідно до Положення № 15, серед посадових осіб, які проходять навчання та перевірку знань з питань охорони праці:

• директор;

• інженер з охорони праці;

• головний бухгалтер;

• начальник комерційного відділу;

• начальник конструкторського відділу;

• начальник відділу капітального будівництва;

• майстер цеху;

• змінний майстер.

Для працівників офісу, які працюють за комп’ютером, відповідно до Вимог щодо безпеки та захисту здоров’я працівників під час роботи з екранними пристроями, затверджених наказом Міністерства соціальної політики України від 14.02.2018 № 207 (далі – Вимоги № 207), роботодавець повинен забезпечити навчання і перевірку знань працівників з питань охорони праці та безпечного використання екранних пристроїв до початку роботи з ними, а також у випадках модифікації та організації роботи обладнання.

Медичні огляди для працівників офісу

У п. 6 Вимог № 207 зазначено, що працівникам, які працюють з електронними пристроями, роботодавець повинен за власний кошт забезпечити проведення медичних оглядів згідно з Порядком проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров’я України від 21.05.2007 № 246 (втратив чинність 18.11.2025). Наразі чинним є Порядок організації та проведення обов'язкових медичних оглядів працівників певних категорій, затверджений наказом Міністерства охорони здоров'я України від 08.09.2025 № 1393).

Згідно із ст. 169 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII (далі – КЗпП) та ст. 17 Закону про охорону праці, роботодавець зобов’язаний за власні кошти забезпечити фінансування та організувати проведення попереднього (під час прийняття на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників.

Працівник у свою чергу, відповідно до вимог ст. 159 КЗпП України та ст. 14 Закону про охорону праці, зобов’язаний проходити у встановленому законодавством порядку попередні та періодичні медичні огляди.

За результатами цих оглядів роботодавець за потреби повинен забезпечити виконання відповідних оздоровчих заходів.

Роботодавець зобов’язаний за необхідності проводити лабораторні дослідження умов праці працівників із метою виявлення шкідливих і небезпечних факторів виробничого середовища, важкості та напруженості трудового процесу (зокрема щодо виявлення ризиків, пов’язаних із погіршенням зору, порушенням фізичного стану, стресом) та вживати заходів щодо усунення виявлених ризиків відповідно до ст. 13 Закону про охорону праці.