Деякі працівники офісів компанії інколи вимушені брати із собою дітей на роботу у зв’язку з безпековою ситуацією в країні та іншими обставинами. Прошу надати консультацію щодо правомірності таких дій, а також дій працівників управління офісного простору, відповідальних за перебування сторонніх осіб в офісі.
Якщо перебування дітей в офісі допустиме, прошу роз’яснити, яким чином зафіксувати відповідальність працівника за дитину (дітей), яких він приводить до офісу. Можливо, це має бути відповідна заява (прошу надати зразок) або проведення інструктажу (також прошу надати зразок).
В умовах воєнного стану ситуація, коли співробітники вимушені приводити дітей на роботу, є проявом лояльності компанії, проте вона потребує жорсткого регламентування. Оскільки чинне законодавство України не містить прямої заборони, але й не дає автоматичного дозволу, це питання регулюється внутрішніми актами підприємства та нормами цивільного і трудового права.
1. Правовий статус та відповідальність сторони: з юридичної точки зору, дитина співробітника на території підприємства має статус «відвідувача» (третьої особи).
Відповідальність роботодавця: згідно зі ст. 13 Закону України «Про охорону праці» та ст. 153 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), роботодавець несе відповідальність за безпеку всіх осіб на території підприємства. Під час воєнного стану, відповідно до ст. 20 Кодексу цивільного захисту України, роботодавець зобов'язаний забезпечити доступ усіх присутніх (включаючи дітей) до укриття під час тривоги.
Відповідальність батьків: відповідно до ст. 150 Сімейного кодексу України, батьки зобов'язані піклуватися про безпеку дитини. Згідно зі ст. 1178, 1179 Кодексу цивільного захисту України, будь-яка шкода, завдана малолітньою особою майну компанії, відшкодовується батьками.
Трудова дисципліна: згідно зі ст. 139 КЗпП, працівник має виконувати свої обов'язки. Якщо догляд за дитиною перешкоджає роботі, це може бути розцінено як порушення дисципліни, якщо такий формат не погоджений заздалегідь.
2. Дії управління офісного простору (рецепція, HR, безпека): для того, щоб перебування дітей було правомірним, необхідно впровадити наступні правила:
пріоритет альтернатив: допуск дитини в офіс має бути крайнім заходом, перед погодженням керівник має розглянути можливість надання працівнику права на дистанційну роботу або відгул.
медичний контроль: категорично забороняється приводити дітей із ознаками ГРВІ або інших інфекційних захворювань – офіс не є місцем для лікування.
квотування та місткість: кількість дітей в офісі не може перевищувати вільні місця в укритті, також може бути встановлений ліміт на кількість дітей в одному департаменті одночасно.
обмеження пересування: дитина не має права самостійно пересуватися офісом (сходами, ліфтами, зонами паркування) без постійного супроводу батьків.
3. Інформаційна безпека та конфіденційність:
доступ до техніки: дитині суворо заборонено користуватися робочими комп'ютерами, корпоративною мережею та оргтехнікою (шредери, принтери).
конфіденційність: працівник має гарантувати, що присутність дитини (особливо старшого віку) не призведе до витоку комерційної таємниці під час нарад чи розмов з клієнтами.
4. Документальне фіксування відповідальності. Для легалізації процесу використовується триетапна модель: Наказ – Заява – Пам'ятка.
Згідно із Законом «Про охорону праці», інструктажі з охорони праці (вступний, первинний, цільовий) проводяться безпосередньо з працівниками. Для дітей та інших третіх осіб процедура оформлюється інакше: через Заяву про відповідальність батьків та ознайомлення з Пам'яткою щодо пожежної безпеки та цивільного захисту. Оскільки проводити класичний інструктаж з охорони праці для дитини юридично некоректно, розробляється коротка Пам'ятка. Батько/мати розписується в журналі ознайомлення за себе та за дитину.
Практика
Щоб уникнути щоденного бюрократичного навантаження, підприємство може видати один наказ «Про порядок допуску третіх осіб та неповнолітніх дітей працівників на територію офісу», яким затвердити шаблони заяв і пам’яток (Додаток 1, Додаток 2), а також призначити відповідальну особу (наприклад, офіс-менеджера або спеціаліста з охорони праці), яка збиратиме ці заяви та вестиме відповідний журнал. Такий наказ достатньо видати один раз.
Після цього, якщо працівнику потрібно буде прийти з дитиною, процедура буде максимально простою: працівник отримує у відповідальної особи бланк заяви та пам’ятку, підписує їх – і питання відповідальності за перебування дитини в офісі буде належним чином оформлене.
Такий системний підхід дозволяє підприємству залишатися гнучким у складних умовах, водночас мінімізуючи юридичні ризики та можливі конфліктні ситуації. Основний принцип – безпека та системність понад усе.