Згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 з 1 вересня 2021 року набрав чинності національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Новачок замінив собою вже класичний ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Таким чином з 01.09.2021 року юрособам треба оформляти службові документи саме згідно з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності. Тобто підприємства застосовують ДСТУ 4163:2020 обов'язково, а ось ФОПи можуть застосовувати цей стандарт за бажанням, добровільно.

Працівникам відділів кадрів доведеться керуватися новим стандартом при складанні усього спектру документів – організаційних (посадові інструкції, штатні розписи тощо), розпорядчих (накази, розпорядження), інформаційно-аналітичних (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи і т.п.). При цьому – незалежно від носія інформації. Новації торкнулися реквізитів документа, їхнього змісту та місця розташування, вигляду бланків юрособи, проставлення підписів, резолюцій, грифів затвердження, процедури засвідчення копій тощо.