Відповідно до сталої судової практики у такій категорії спорів причину відсутності працівника на роботі можна вважати поважною, якщо явці на роботу перешкоджали істотні обставини, які не можуть бути усунуті самим працівником, зокрема:

• пожежа, повінь (інші стихійні лиха);

• аварії або простій на транспорті;

• виконання громадянського обов'язку (надання допомоги особам, потерпілим від нещасного випадку, порятунок державного або приватного майна при пожежі, стихійному лиху);

• догляд за захворілим зненацька членом родини;

• відсутність на роботі з дозволу безпосереднього керівника;

• відсутність за станом здоров'я.

Вирішуючи питання про поважність причин відсутності на роботі працівника, звільненого за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України, суд повинен виходити з конкретних обставин і враховувати всі надані сторонами докази.

Відсутність працівника на роботі може бути зафіксовано відповідним актом. Законодавство не встановлює вимог до форми акта, тому він подається у довільній письмовій формі та підписується не менш ніж двома працівниками (наприклад, бухгалтером та директором). В акті має бути зафіксовано факт відсутності працівника на роботі протягом робочого дня.

Акт про відсутність працівника на роботі оформлюється безпосередньо в день нез'явлення працівника на роботі. У таких документах обов'язково зазначаються не тільки дата, а й певний час відсутності працівника.

Якщо працівник допустив прогул без поважних причин і роботодавець підтвердив це належними й достовірними доказами, тоді роботодавець може такого працівника звільнити з підстави, передбаченої п. 4 ч. 1 ст.40 КЗпП України.

Такого висновку дійшов Верховний Суд у постанові від 28.05.2025 у справі № 523/22514/23