Процес підготовки до перевірки є індивідуальним і обумовлюється специфікою його діяльності і бізнес процесів.

Контроль за роботодавцями в частині додержання ними законодавства про працю здійснює Державна служба України з питань праці (Держпраці), повноваження служби визначено в Положенні про Державну службу України з питань праці, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.2015 № 96.

Умови проведення перевірок визначає Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 № 877-V.

Існують два види перевірок інспекцією Держпраці – планові та позапланові.

З 13.03.2022 діяв мораторій на проведення планових та позапланових кадрових перевірок Держпраці згідно з постановою Кабміну від 13.03.2022 № 303.

Починаючи з 19.07.2022 Державою дозволено проводити перевірки інспекцією Держпраці в частині інспекційних відвідувань і в частині того чи є порушення законодавства про працю на підприємствах, чи немає такого порушення. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX від 15.03.2022 дозволив такі інспекційні відвідування і дозволив перевіряти як фізичних осіб, так і юридичних осіб, які використовують найману працю.

09.03.2023 було затверджено уніфіковані форми документів Держпраці (попередження, акти, вимоги, припис тощо) згідно з наказом від 09.03.2023 № 1243, наразі існує два плани планових перевірок:

1. План перевірок Держпраці на 2024 рік;

2. План комплексної перевірки на 2024 рік.

29.01.2024 Центральне міжрегіональне управління Держпраці повідомило про затвердження Національного плану спільних заходів щодо зниження рівня незадекларованої праці та виробничого травматизму на 2024 рік.

Підстави проведення перевірки Держпраці та інспектування

Підставою для інспекційного відвідування є будь-яка інформація про можливе використання незадекларованої праці, у тому числі від працівників, у тому числі колишніх, сторонніх людей, конкурентів, будь-яких державних органів, у тому числі місцевого самоврядування.

Інспектор праці має право завітати без попередження. Інспектор праці зобов'язаний пред'явити службове посвідчення, а також за вимогою – копію направлення на проведення інспекційного відвідування. Перевірка може проходити на місці або дистанційно. Інспектор має вільний доступ до будь-яких виробничих, службових та адміністративних приміщень.

Інспектор може перевіряти будь-які документи, що стосуються працівників, наодинці або у присутності свідків спілкуватися з керівником та працівниками.

Під час інспекційного відвідування дозволяється робити фото, відео або аудіозаписи, залучати правоохоронні органи.

Якщо інспектор праці відмовиться показати службове посвідчення, або воно є в наявності, але є сумніви щодо його дійсності, перевірити посвідчення і фото інспектора можна в реєстрі на сайті Держпраці, якщо такий документ відсутній – це є підставою недопущення такого інспектора до перевірки.

Документи, які можуть перевірятися інспектором

Законодавство України з охорони праці складається із Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 № 2694-XII (далі – Закон № 2694) та низки підзаконних актів (нормативно-правові акти з охорони праці (НПАОП), що уточнюють положення Закону № 2694.

Приблизний перелік документації, що має бути на підприємстві, та яка підлягають перевірці є наступним: дозвільні документи, положення, інструкції, накази, навчання відповідальних осіб та працівників, інструктажі, атестація робочих місць, матеріали медоглядів, матеріали нещасних випадків, якщо такі були, та інші.

Дозвільні документи поділяються на два типи – дозволи та декларації. Вони видаються або на обладнання, або на роботи підвищеної небезпеки.

У постанові Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку видачі дозволів на виконання робіт підвищеної небезпеки та на експлуатацію (застосування) машин, механізмів, устатковання підвищеної небезпеки» від 26.10.2011 № 1107, зазначено які саме роботи які виконуються на підприємстві, потребують отримання дозволу та/або подання Декларації.

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження переліку машин, механізмів, устатковання підвищеної небезпеки та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України» від 03.02.2021 № 77, містить відомості щодо експлуатації обладнання що знаходиться на підприємстві, та на яке потрібно отримувати дозвіл та/або подавати Декларацію.

Також мають бути в наявності Положення, які описують елементи системи управління охороною праці. 

Вимоги до оформлення, складання, організації обліку та видачі інструкцій прописані в Положенні про розробку інструкцій з охорони праці (НПАОП 0.00-4.15-98), затвердженому наказом Комітету по нагляду за охороною праці Міністерства праці та соціальної політики України від 29.01.1998 № 9.

Перевірки приміщень та обладнання

Насамперед перевіряється технічний стан обладнання (зокрема, наявність паспортів, технічної документації на обладнання, відмітки про проходження технічних оглядів, порядок проведення технічного обслуговування тощо).

Важлива наявність та стан засобів колективного та індивідуального захисту. ЗІЗ використовуються працівниками для запобігання або зменшення впливу шкідливих та небезпечних виробничих факторів.

Наявність знаків безпеки, розмітки, інформаційних плакатів та табличок. Знаки безпеки призначені для інформування працівників про наявність у робочій зоні шкідливих та небезпечних виробничих факторів. Вони забороняють дії, які можуть бути шкідливими, або дають вказівки щодо забезпечення безпеки при виконанні робіт.

Повний перелік чинних НПАОП вказаний в  актуальному Покажчику нормативно-правових актів з охорони праці. Доцільно обрати та вивчити ті НПАОП, які стосуються до виду діяльності підприємства.

Також можна скористатися рекомендаціями Держпраці, де вказані основні вимоги НПАОП залежно від виду діяльності.

Висновок

Важливо заздалегідь готуватися до перевірок, та мати упорядковану документацію та забезпечити безпечні умови праці. Потрібно ретельно вести документацію та періодично здійснювати перевірки самостійно, що б уникнути виявлення порушень та негативних наслідків.

Можна провести кадровий аудит для перевірки наявності всіх документів, ведення яких передбачене відповідними нормативними документами. За результатом такого аудиту можуть бути виявлені документи, яких не вистачає та/або документи, що не відповідають вимогам за своїм змістом чи формою. Наступним етапом стане створення та/чи приведення у відповідність вимогам нормативно-правовим актам таких документів.

Також слід перевірити бухгалтерську документацію щодо правильності нарахувань та своєчасності виплат заробітних плат та інших платежів, наявності актів виконаних робіт та проведення розрахунків за цивільно-правовими договорами.

Варто не забувати і про персонал, адже інспектор може проводити бесіди і з ними, тому варто підготувати працівників у такий спосіб: розіслати інструкції з алгоритмом дій співробітників при перевірці, запросити фахівців для проведення тренінгу або провести його самостійно.