Відповідні правила закріплені Порядком № 490, який застосовується вже з 1 січня 2026 року, що дозволяє бізнесу враховувати ці зміни при підбитті підсумків за І квартал. Для ФОП і юросіб це означає не лише нові можливості оптимізації, а й необхідність більш точного кадрового та зарплатного контролю .
Суть новації полягає в тому, що одна особа з інвалідністю може зараховуватися до виконання нормативу як дві штатні одиниці. Проте це правило діє лише для чітко визначених категорій: осіб з інвалідністю I групи, а також II групи - за умови наявності порушень зору або психічних розладів із затвердженого переліку. Водночас важливо розуміти, що "подвійність" застосовується лише при розрахунку виконання нормативу, але не змінює середньооблікову чисельність працівників, яка залишається базою для його визначення .
Практичне значення для бізнесу зосереджене в умовах застосування цього механізму. Подвійне зарахування можливе лише за наявності трудових відносин (ЦПД не підходять) та за умови, що заробітна плата працівника за повністю відпрацьований місяць перевищує мінімальну. Це критичний момент: навіть при скороченому або неповному робочому часі через стан здоров'я оплата має бути вищою за мінімальну. Для бухгалтерії це означає необхідність постійного контролю рівня зарплат, а для кадровиків - правильного оформлення трудових відносин, інакше працівник "випадає" з нормативу .
Окрему увагу слід приділити документальному підтвердженню статусу працівника. Для застосування подвійного зарахування необхідні офіційні документи, що підтверджують групу інвалідності та, у випадку II групи, відповідний діагноз за класифікатором хвороб. Крім того, роботодавець повинен відслідковувати зміни статусу: якщо працівник втрачає право на подвійне зарахування, воно припиняється вже з наступного кварталу. Ігнорування цього правила створює ризик донарахувань і штрафів під час перевірок .
Водночас механізм має і обмеження. Подвійне зарахування не застосовується, якщо робота пов'язана з підвищеною небезпекою, а у працівника є психіатричні протипоказання. Це стосується, зокрема, сфер транспорту, енергетики, рятувальних служб та інших критичних напрямів. У підсумку Порядок № 490 створює для бізнесу баланс між соціальною відповідальністю та економічною доцільністю: він дозволяє гнучкіше виконувати норматив, але вимагає системного підходу до обліку, оплати праці та кадрових процесів.