Мінекономіки наказом № 839-21 від 28.10.2021 затвердило Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Документ набув чинності 26 листопада.
Цей Порядок є обов'язковим для всіх роботодавців за умови прийняття ними рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі – НПАОП), шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.
Дія цього Порядку не поширюється на відносини, врегулювання яких здійснюється в іншому порядку відповідно до вимог актів вищої юридичної сили.
Одночасно з прийняттям зазначеного рішення роботодавець зобов'язаний затвердити:
- перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі (далі – Перелік);
- порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.
У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов'язаний забезпечити:
- Строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
- Можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;
- Надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.
У випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.